1.
ASPECTOS GENERALES
ALADDIN
HOTEL & CASINO S.A.S., con NIT:
805.007.280-8, sociedad constituida y existente conforme a las leyes de la
República de Colombia y con domicilio en la ciudad Cali, con oficina principal
en la carrera 4 No. 10-44 Oficina 201 del Edifico Plaza de Caicedo con número
telefónico (572) 8857458, y las cuales de ahora en adelante se denominará la
Compañía, siendo una sociedad comprometida con la protección de toda
información que pueda asociarse o relacionarse con personas determinadas o
determinables (los “datos personales”), a la cual tiene acceso en el desarrollo
de su objeto social. En caso de que cualquier persona, tenga cualquier clase de
solicitud relacionada con sus datos personales que reposan en las bases de
datos de la Compañía, deberá comunicarlo a través de la cuenta de correo
electrónico cliente.gerencia.ahc@vivealaddin.com,
o de las líneas telefónicas 572-8857458 y 315-5627320. La ley 1581 de 2012 “Por
la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales”, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y el
Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en
sus capítulos 25 y 26, son normas mediante las cuales se desarrolla en
Colombia, el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y
rectificar la información que se haya recogido sobre ellas, “datos personales”,
en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política y
demás normas que modifiquen, adicionen o deroguen las normas mencionadas. Por
lo anterior, los Datos Personales que la Compañía pueda llegar a recibir,
recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de
contacto, o cualquier otro que pueda entregarse en virtud de contratos o
acuerdos que la Compañía celebre con terceros, pero sin limitarse a clientes,
proveedores o contratistas. El principal propósito de esta Política es que
cualquier persona cuyos Datos Personales, hayan sido entregados en virtud de
cualquier tipo de relación o motivo, conozca los tratamientos a los que serán
sometidos dichos Datos Personales, cuando haya sido autorizada de manera
previa, libre, informada y expresa el tratamiento de estos, o en virtud de
estipulación contractual o legal. En el mismo sentido, en esta Política se da a
conocer cuáles son los derechos que le asisten a las personas cuyos Datos
Personales reposan en las bases de datos de la Compañía, cómo se pueden hacer
efectivos y a quién debe acudir cuando tenga alguna consulta, inquietud, queja,
reclamo o solicitud en relación con los mismos. La Compañía está comprometida
con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que la información de
las personas que haya sido entregada a la Compañía sólo sea tratada para las
finalidades para las cuales fue recolectada, en virtud de la autorización legal
o contractual existente.
2.
DEFINICIONES
Para todos
los efectos relacionados con estas Políticas, se tendrán las siguientes
definiciones:
a)
Autorización: Es el consentimiento previo,
expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos
Personales. También hay autorización del titular cuando en virtud de cualquier
acuerdo o contrato suscritos con cualquiera de las Compañías, se haya dado la
autorización para el tratamiento de sus datos personales.
b)
Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal
o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento
de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia
de políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a
los Datos Personales.
c)
Base de Datos: Significa el conjunto
organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o
no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento,
organización y acceso.
d)
Compañía: Aladdin Hotel & Casino
S.A.S.
e)
Dato Personal: Es cualquier información de
cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
determinadas o determinables.
f)
Encargado: Es la persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
g)
Responsable: Personal natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base
de datos y/o Tratamiento de los datos.
h)
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión.
i)
Titular: Persona natural cuyos datos
personales sean objeto de tratamiento.
j)
Transferencia: La transferencia de datos tiene
lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales,
ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,
que a su vez puede estar ubicado en territorio colombiano o fuera de éste.
k)
Transmisión: Tratamiento de datos personales
que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por la realización de un tratamiento por el
Encargado por cuenta del Responsable.
l)
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza
intima o reservada sólo es relevante para el titular, como es el caso de los
datos biométricos y la historia clínica, entre otros. Este tipo de datos no son
objeto de tratamiento por parte de la Compañía, a menos de que se trate del
manejo interno de la información de sus funcionarios, previa autorización por
su parte para ello, en caso de ser necesario.
m)
Dato público: Es el dato calificado como tal
según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que
no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos
contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil
de las personas.
n)
De acuerdo con los conceptos establecidos por
la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos de directorio o que son
hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su
tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la
información personal.
o)
Dato semiprivado: Es el dato que no tiene
naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación
puede interesar, no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de
personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de
las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.
p)
Datos sensibles: Aquellos que afectan la
intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
salud y la vida sexual.
Este tipo
de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de la Compañía, previa
autorización de sus funcionarios, clientes o accionistas.
q)
Fraude externo: Actos realizados por una
persona externa a la entidad, que buscan defraudar, apropiarse indebidamente de
activos o información de esta para beneficio propio o de un tercero, o
incumplir normas o leyes.
r)
Fraude interno: Actos que de forma
intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la
entidad, información confidencial, información propia de la Compañía o
incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos, un funcionario
de la entidad con beneficio propio o de un tercero.
s)
Registro Nacional de Bases de datos:
Directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el territorio
colombiano. Las bases de datos que se encuentran fuera del territorio
colombiano, en caso de existir, serán objeto de registro cuando a la Compañía o
los encargados del tratamiento les sea aplicable la legislación colombiana, en
virtud de normas internas o tratados internacionales.
3.
ALCANCE DE LA POLÍTICA Y
UTILIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
Esta
Política se aplicará a todo tratamiento de datos personales ocurrido en el
territorio colombiano por parte de la Compañía, en lo que corresponda, por
aquellos terceros con los que la Compañía acuerde todo o parte de la
realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el
tratamiento de datos personales, de los cuales la Compañía es responsable. Así
mismo, esta Política pretende ser aplicable a terceras personas con quien la
Compañía suscriba contratos de transferencia de datos personales, con el fin de
terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán cuando traten
datos personales por cuenta de la Compañía. Los datos personales que la
Compañía conozca o llegue a conocer de un tercero, en virtud de cualquier clase
de relación comercial, laboral, o cualquier otra, serán utilizados para el
desarrollo de diferentes fines tales como comerciales, promocionales,
estadísticos, laborales, control de ingreso, entre otros; salvo que en el
contrato, acuerdo, o en el acto de autorización de manejo de datos personales,
o en el documento que se suscriba entre cualquiera de la Compañía y cualquier
tercero, se disponga un uso o destinación diferente de los datos personales
recolectados.
4.
DERECHOS DE LOS TITULARES
En virtud
de lo estipulado por los artículos 2.2.2.25.3.1 Sección 3 capítulo 25 del
Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y el
artículo 8 de la ley 1581/ 2012, el titular de los datos personales tiene los
siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus
datos personales frente a la Compañía o los Encargados. Este derecho se
podrá ejercer, entre otros, frente a datos personales parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- En desarrollo del principio del
consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su
autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta
posterior, para tratar sus datos personales en la Compañía.
De manera
excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
- Cuando la información sea requerida o
deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento
de sus funciones legales, por orden judicial.
- Cuando se trate de datos de naturaleza
pública.
- En casos de emergencia médica o
sanitaria.
- Cuando sea tratamiento de información
autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Cuando se trate de datos personales
relacionados con el Registro Civil de las personas.
- Solicitar prueba de la autorización
otorgada a la Compañía, salvo que la Ley indique que dicha autorización no
es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo
establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas
concordantes.
- Ser informado por el Responsable del
Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del
uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Compañía consultas y
reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la
Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera
competente. La Compañía dará respuesta a los requerimientos que realicen
las autoridades competentes en relación con estos derechos de los
titulares de los datos personales.
- Revocar su autorización y/o solicitar la
supresión de sus datos personales de las bases de datos de la Compañía,
cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en
el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas
contrarias a esta ley y a la Constitución. Lo anterior, sin perjuicio de
aplicar la excepción dispuesta en artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, que
dice: “La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la
autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos”.
- En desarrollo del principio de veracidad
o calidad, en el tratamiento de los datos personales deberán adoptarse las
medidas necesarias para asegurar que los datos personales que reposan en
las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite
el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean
actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los
propósitos del tratamiento.
- Solicitar acceso y acceder en forma
gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El
titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al
menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones
sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven
nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por
cada mes calendario, las Compañías podrán cobrar al titular los gastos de
envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los
titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos
establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de
ciudadanía o documento de identificación original, o cuando la petición, queja
o reclamo se realice vía correo electrónico, el solicitante deberá indicar
de forma clara el número de su cédula de ciudadanía, cédula de extranjería
o pasaporte.
- Oponerse al tratamiento de sus datos
personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición
legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.
La Compañía, con base en los legítimos derechos que argumente el titular
del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el
fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular
del dato sobre otros derechos.
5. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA
EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las
operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de la
Compañía en calidad de Responsable o Encargado de este, se regirán por los
siguientes parámetros:
- Datos personales relacionados con la
Gestión del Recurso Humano.
Existirán
bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes,
durante y después de la relación laboral.
- Tratamiento de datos antes de la relación
contractual.
La Compañía
informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un
proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos
personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se
obtengan durante el proceso de selección.
Cuando la
Compañía contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de
selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales
recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente política de
protección de datos.
La
finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las
vacantes de la Compañía y la información personal obtenida del proceso de
selección, se limita a la información relacionada con su participación en el
mismo; por lo tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
- Tratamiento de datos durante la relación
contractual.
La Compañía
almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de
los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el área de
Gestión Humana y Administrativa, con la finalidad de administrar la relación
contractual entre la compañía y el empleado.
El uso de
la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el
contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está
prohibido en la Compañía. El uso diferente de los datos e información personal
de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que
en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Compañía evaluar la
competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de
prevenir una cesión no autorizada de datos personales,
Para
efectos del tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante
la relación laboral se requerirá autorización expresa del titular para lo cual
se le deberá informar cuales son los datos sensibles que serán objeto de
tratamiento y la finalidad del mismo.
Por
servicios externos que la Compañía pueda requerir, en el tratamiento de datos
durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia
de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la
administración de tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del
empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para la
transferencia de datos.
- Tratamiento de datos después de terminada
la relación contractual.
Terminada
la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, la Compañía procederá a
almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y
documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo
central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en
virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos
sensibles.
Los datos
personales de los exempleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento
de las siguientes finalidades:
- Dar cumplimiento a la ley colombiana o
extranjera y las órdenes de las autoridades judiciales, administrativas o
entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
- Emitir certificaciones relativas a la
relación del titular del dato con la compañía.
- Fines estadísticos o históricos.
- Tratamiento de datos.
- Tratamiento de datos personales de
Accionistas.
Los datos e
información personal de las personas naturales que llegaren a tener la
condición de accionista de la Compañía, se considerará información reservada,
pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de
reserva por disposición legal.
En
consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo
establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las
finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los
accionistas son las siguientes:
- Permitir el ejercicio de los deberes y
derechos derivados de la calidad de accionista;
- Envío de invitaciones a eventos
programados por la Compañía;
- Emisión de certificaciones relativas a la
relación del titular del dato con la Sociedad;
- Las demás establecidas en las
autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas.
- Tratamiento de datos personales de
Proveedores.
La Compañía
solo recabará de sus proveedores de datos que sean necesarios, pertinentes y no
excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a
que haya lugar. Cuando se le exija a la Compañía por naturaleza jurídica la
divulgación de datos del proveedor consecuencia de un proceso de contratación,
ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en
esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que
se divulga.
Las
finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de
proveedores serán:
- Envío de invitaciones a contratar y
realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y
poscontractual.
- Envío de informaciones a eventos
programados por la Compañía o sus vinculadas.
- Las demás establecidas específicamente en
las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando
éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de
conformidad con la Ley 1581 de 2012.
La Compañía
podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando
por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas
personas, atendiendo a las características de los servicios que se contraten
con el proveedor.
La
recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte
de la Compañía tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia
de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, la Compañía
devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente
su conservación.
Cuando la
Compañía entregue datos personales de cualquier titular a sus proveedores,
estos deberán proteger los datos personales suministrados conforme lo dispuesto
en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria
respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos
personales. La Compañía verificará que los datos solicitados sean necesarios,
pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud
de acceso a los mismos.
6.
ÁREA RESPONSABLE DE LA
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON DATOS PERSONALES
La Compañía
ha dispuesto un área encargada de la atención a clientes denominada “Servicio
al Cliente”, y la cual pertenece a la Dirección de Mercadeo. Ésta dirección es
responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y
consultas de todo tipo, relacionadas con datos personales, a excepción de las
solicitudes correspondientes a recursos humanos, que manejará la Dirección
Administrativa, área encargada que de manera específica tramitará las consultas
y reclamaciones en materia de datos personales, de conformidad con la Ley y
esta Política. Algunas de las funciones particulares de estas áreas en relación
con datos personales son: a) Recibir las solicitudes de los Titulares, tramitar
y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como
por ejemplo: solicitudes de actualización de sus datos personales; solicitudes
de b) conocimiento de sus datos personales; solicitudes de supresión de datos
personales, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 y demás normas; solicitudes
de información sobre el tratamiento y finalidad dada a sus datos personales, y
solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere
procedido según la Ley. c) Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas
solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. Los datos de contacto del
área de Servicio al Cliente son: Dirección física: carrera 4 No. 10-44 Oficina
201 del Edifico Plaza de Caicedo con números telefónicos (602)8857458 Cali, y 315-5627320.
Dirección electrónica:
cliente.gerencia.ahc@vivealaddin.com.
Los datos
de contacto de la Dirección Administrativa son: Dirección física: Carrera 4 No.
10-44 Oficina 202 del Edifico Plaza de Caicedo con número telefónico (602)
8857458 y 315-5627320 de la ciudad de Cali, Dirección electrónica: gerencia.ahc@vivealaddin.com.
7.
PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS
TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR,
RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
7.1.
CONSULTAS
La Empresa
dispone de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus
representantes y/o apoderados, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los
datos personales del Titular que reposan en las bases de datos de la empresa.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del
tratamiento, tales y como, por ejemplo, llamadas telefónicas que se realicen a
los teléfonos encargados de recepcionar las peticiones, quejas y reclamos,
siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta. Antes de proceder, el
responsable de atender la consulta verificará:
- La identidad del Titular del Dato
Personal o su representante. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía,
certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio correspondiente, o documento de identificación, original del Titular,
y los poderes especiales o generales según sea el caso, los cuales se
deberán presentar en original y con presentación personal ante notario
público. El responsable de atender la consulta dará respuesta al
solicitante siempre y cuando este último tuviere derecho a ello por ser el
Titular del dato personal, su causahabiente, su representante y/o
apoderado. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida
por cualquiera de la Compañía. Esta respuesta será obligatoria aún en los
casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para
realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se
dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando
documentación adicional. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida
a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los
motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y
señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar a
aquel mediante el cual fue presentada la consulta.
7.2.
RECLAMOS
La Compañía
dispondrá de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus
representantes y/o apoderados, formulen RECLAMOS respecto de (i) Datos
Personales Tratados por cualquiera de las Compañías que deben ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los
deberes de Ley por parte de cualquiera de la Compañía. Estos mecanismos podrán
ser físicos a través del envío de comunicaciones físicas por medio de correo
certificado, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el
medio, la Compañía deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta. El
RECLAMO deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes,
representantes o apoderados, así:
- Deberá dirigirse a la Compañía por vía
electrónica a la dirección de correo cliente.gerencia.ahc@vivealaddin.com,
por vía física a la dirección Carrera 4 No. 10-44 Oficina 201 del Edifico
Plaza de Caicedo con número telefónico (572) 8857458 y 315-5627320 de la
ciudad de Cali.
- En caso de que la petición, queja o
reclamo sea relacionada con un aspecto laboral, deberá dirigirse a la
empresa por vía electrónica a la dirección de correo gerencia.ahc@vivealaddin.com y
por vía física a la dirección Carrera 4 No. 10-44 Oficina 202 del Edifico
Plaza de Caicedo con número telefónico (572) 8857458 y 315-5627320 de la
ciudad de Cali.
Cualquier
solicitud:
- Deberá contener el nombre y documento de
identificación del Titular.
- Deberá contener una descripción de los
hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización,
corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
- Deberá indicar la dirección y datos de
contacto e identificación del reclamante.
- Deberá acompañarse por toda la
documentación que el reclamante quiera hacer valer.
- Si el reclamo o la documentación
adicional están incompletos, la Compañía requerirá al reclamante por una
sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción
del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la
documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses
siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido
del reclamo.
- Si por cualquier hecho la persona que
recibe el reclamo al interior de la Compañía no es competente para
resolverlo, dará traslado al área de Servicio al Cliente, dentro de los
dos (2) días hábiles siguientes a la fecha del recibo del reclamo, e
informará de dicha remisión al reclamante.
- Una vez recibido el reclamo con la
documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Compañía
donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo mayor a dos (2) días
hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- Una vez recibido el reclamo completo, se
incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y
el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
- El término máximo para atender el reclamo
será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la
fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.
CONFIDENCIALIDAD
La compañía
y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter
personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de
tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún
después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento
del dato. La Compañía implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas
de protección de datos en este sentido.
9.
PROTECCIÓN ESPECIAL DE DATOS
SENSIBLES
La Compañía
no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías
políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen
étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa
disposición legal.
Ninguna
actividad de la Compañía estará condicionada a que el Titular suministre datos
personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio
del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo
requiera.
10.
CALIDAD O VERACIDAD DEL DATO
Los datos
de carácter personal recolectados por la Compañía deben ser veraces, completos,
exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a
error.
11.
VIGENCIA
Esta
Política empezará a regir a partir del año dos mil Ocho (2018). Los datos
personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la
base de datos de la Compañía, con base en el criterio de temporalidad, durante
el tiempo que sea necesario para los fines mencionados en esta Política, y para
los cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos
está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron
recolectados los datos personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia
está supeditada a las finalidades del Tratamiento.
No
obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las
Bases de Datos de la Compañía cuando se requiera para dar cumplimiento a un
deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su
conservación para fines históricos o estadísticos.
12.
MODIFICACIONES
Esta
Política podrá ser modificada en cualquier momento por parte de la Compañía,
pero en todo caso, cualquier modificación sustancial tendrá que ser comunicada
previamente a los titulares, a través de la página web de la Compañía o
mediante un correo electrónico que será enviado a los titulares de los datos
personales, siempre y cuando la Compañía tenga esa información en su poder.
Recuerde que usted podrá acceder y consultar las Políticas de Tratamiento de la
Información o datos Personales en: https://vivealaddin.com/
13.
GRABACIONES, FILMACIONES Y
COMUNICACIONES
La entidad
como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus
accionistas, clientes y usuarios, la página web de la entidad y diversas formas
de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto
telefónico, presentación y comunicaciones.
En unas y
otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones
de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos
organizados o patrocinados por la Compañía.
Tal
información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con
terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer
las actividades y servicios de la Compañía o sus vinculadas. La entidad se
compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de
cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la
dignidad, intimidad o buen nombre de algunas de las personas que podrán
aparecer en sus comunicaciones.
La entrega
de información por parte de los titulares en cualquier forma no trasmite a la
entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma, los
derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
Igualmente,
la cesión de los derechos de las imágenes, fotografías o videos captadas y/o
filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con la Compañía, y
en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio
de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir y compensación
ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión
de derechos se efectuarán de forma gratuita.
14.
DATOS DE MENORES
La entidad
no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de
menores de edad. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se
llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta
su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente
con la autorización por parte de sus representantes legales.
15.
LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA
Toda
interpretación, actuación judicial o administrativa del tratamiento de datos
personales que conforman las bases de datos de la compañía y la presente
política está sujeta a las normas de protección personal establecidas en la
República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales
competentes para la resolución de cualquier, inquietud, queja o demanda sobre
las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general,
la información de nuestras bases de datos permanecerá siendo tratada mientras
se mantenga una relación legal o contractual con el titular de la información.
En todo caso, de manera general, la información no será objeto del tratamiento
por un periodo superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección
de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario
el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se
mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico,
histórico o cualquier obligación de carácter legal.
El presente
documento se firma en Cali, a los veintiún (21) días del mes de Septiembre de
Dos Mil Dieciocho (2018).